Business Process
Improvement : Kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu
organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses
bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses
penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan
bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output
yang jauh lebih baik.
Karakteristik
BPI
—
Adanya process owner yaitu
orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
—
Adanya batasan yang jelas
(process scope)
—
Adanya hubungan internal dan
pertanggungjawaban yang jelas
—
Adanya prosedur, tugas-tugas
kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
— Memiliki ukuran dan
target yang berhubungan dengan pelanggan
— Adanya waktu siklus
yang diketahui
— Memiliki perubahan
prosedur resmi
— Dapat mengetahui
hasil yang akan dicapai perusahaan
Sasaran Perbaikan Proses Bisnis
— Membuat
proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
— Membuat
proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
— Membuat
proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan
system
Dasar Pemilihan Proses Untuk
Diperbaiki :
— Adanya
keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
— Proses-proses
berbiaya tinggi
— Proses
dengan waktu siklus yang panjang
— Ada
cara/proses yang lebih baik
— Tersedianya
teknologi baru
— Arahan
manajemen untuk menerapkan metoda baru
Fase-fase
Perbaikan pada Proses Bisnis
-
Mengorganisir perbaikan
Dimana
sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun
kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.
— Mendefinisikan
proses bisnis yang kritis
— Pemilihan
process owner
— Mendefinisikan
batas-batas awal perbaikan
— Pembentukan
dan pelatihan tim perbaikan proses
— Mengembangkan
model perbaikan
— Menetapkan
ukuran-ukuran keberhasilan
-
Pemahaman proses
Sasaran
yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis yang
sedang berlangsung
— Membuat
bagan alir proses
— Hubungan-hubungan
dengan sebuah proses yang berjalan
— Melakukan
analisa waktu proses
— Pelaksanaan
perbaikan yang cepat
— Pengaturan
proses dan prosedur
-
Penyederhanaan proses
Sasaran
yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari
proses bisnis
— Menyederhanakan
proses
— Pemilihan
proses yang dikehendaki
— Mengurangi
birokrasi
— Meng-upgrade
peralatan
— Standarisasi
proses
— Mengurangi
waktu proses
-
Pengukuran dan Kontrol
Sasaran
yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk mengontrol
jalannya proses perbaikan.
— Mengembangkan
pengukuran proses dan target yang dicapai
— Menyediakan
system umpan balik
— Melakukan
pemeriksaan proses secara berkala
-
Perbaikan Berkelanjutan
Sasaran
yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya
— Mengevaluasi
dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
— Mengkualifikasikan
proses
— Mencari
dan menghilangkan masalah proses
— Studi
banding proses
— Melihat kembali kualifikasi secara berkala
Cycle Time
— Processing Time
— Cycle Time
Processing Time + delay
Three Categories Of Cycle Time
— Real
Value Added (RVA)
— Essential proceses that transform input into
outputs that are necessary to meet customer’s requirements and have perceived
value to customer. Contoh : Product
development, Material procurement, Design, Fabrication, Assembly, Finishing, Packaging,
After sales service
— Business
Value Added (BVA)
— Processes that are installed by management
and deemed necessary to support, control, and monitor internal business
function but have little or no perceived value to the customer. Contoh : Scheduling, Marketing, Career
planning, Auditing
— Non
Value Added (NVA)
— Non essential processes. Contoh : Redundant inspections, Filling in forms, Rework,
Excessive transit, Waiting, Storage
Efficiency Cycle-Time
RVA
Tn
= ---------
T
— Tn
= Cycle time efficiency
— RVA
= Real value added time
— T
= Total cycle time
= RVA + BVA + NVA
Improvement cycle time :
— Eliminate all non-value-added activities
— Minimize business value added activities
— Streamline the real value-added activities
Streamlining
1.
Bureaucracy elimination
Menghilangkan pekerjaan
administrasi, perizinan, dan kertas kerja (paperwork) yang tidak diperlukan
2.
Duplication elimination
Menghilangkan aktifitas yang
hampir sama dalam proses
3.
Value-added assesment
Dilakukan dengan cara
mengevaluasi setiap aktivitas dalam
proses bisnis untuk mengetahui nilai tambah yang dapat diberikan terhadap
pemenuhan kebutuhan kastemer.
4.
Simplification
Mengurangi kompleksitas proses
5.
Process cycle-time reduction
Menentukan cara untuk
mengurangi waktu siklus agar bisa
memenuhi harapan kastemer dan meminimasi ongkos penyimpanan
6.
Error proofing
Proses harus dikondisikan sulit
untuk melakukan aktivitas yang salah
7.
Upgrading
Mengefektifkan
pemakaian modal peralatan dan lingkungan kerja untuk meningkatkan seluruh
performansi
8.
Simple language
Mengurangi kompleksitas cara
menulis dan berbicara, membuat dokumen mudah untuk dimengerti oleh seluruh
pemakai
9.
Standardization
Membuat standarisasi proses
11.
Supplier partnerships
Hubungan
baik dengan kastemer (kualitas output
suatu proses tergantung pada kualitas
input)
12.
Big picture improvement
Teknik ini digunakan jika
sepuluh tools yang tersebut di atas tidak memberikan hasil yang diinginkan.
13.
Automation and/or mechanization
•
Ukuran Efisiensi :
–
Cost
: Cost of Quality
–
Variation :
•
Process Capability Index
•
Six Sigma
–
Cycle
Time
•
Real Value Added
•
Business Value Added
•
Non Value Added
