Business Process Improvement


Business Process Improvement : Kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses bisnisnya. BPI memberikan suatu system yang akan membantu dalam proses penyederhanaan (streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang jauh lebih baik.
Karakteristik BPI
     Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses
     Adanya batasan yang jelas (process scope)
     Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas
     Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi
     Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan
     Adanya waktu siklus yang diketahui
     Memiliki perubahan prosedur resmi
     Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan
Sasaran Perbaikan Proses Bisnis
     Membuat proses efektif, memperoleh hasil yang diinginkan
     Membuat proses efisien, meminimasi sumber yang digunakan
     Membuat proses adaptif, dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan dan system
Dasar Pemilihan Proses Untuk Diperbaiki :
     Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan
     Proses-proses berbiaya tinggi
     Proses dengan waktu siklus yang panjang
     Ada cara/proses yang lebih baik
     Tersedianya teknologi baru
     Arahan manajemen untuk menerapkan metoda baru
Fase-fase Perbaikan pada Proses Bisnis
-                   Mengorganisir perbaikan
Dimana sasarannya adalah untuk mendapatkan suatu kesuksesan dengan membangun kepemimpinan, pemahaman dan komitmen.
     Mendefinisikan proses bisnis yang kritis
     Pemilihan process owner
     Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan
     Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses
     Mengembangkan model perbaikan
     Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan
-                   Pemahaman proses
Sasaran yang akan dicapai adalah pemahaman seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung
     Membuat bagan alir proses
     Hubungan-hubungan dengan sebuah proses yang berjalan
     Melakukan analisa waktu proses
     Pelaksanaan perbaikan yang cepat
     Pengaturan proses dan prosedur
-                   Penyederhanaan proses
Sasaran yang dicapai adalah memperbaiki efisiensi, efektivitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis
     Menyederhanakan proses
     Pemilihan proses yang dikehendaki
     Mengurangi birokrasi
     Meng-upgrade peralatan
     Standarisasi proses
     Mengurangi waktu proses
-                   Pengukuran dan Kontrol
Sasaran yang akan dicapai adalah mengimplementasikan suatu system untuk mengontrol jalannya proses perbaikan.
     Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai
     Menyediakan system umpan balik
     Melakukan pemeriksaan proses secara berkala
-                   Perbaikan Berkelanjutan
Sasaran yang akan dicapai adalah untuk mengimplemantasikan proses perbaikan selanjutnya
     Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan
     Mengkualifikasikan proses
     Mencari dan menghilangkan masalah proses
     Studi banding proses
     Melihat kembali kualifikasi secara berkala
Cycle  Time
     Processing Time
     Cycle Time
Processing Time + delay
Three Categories Of Cycle Time
     Real Value Added (RVA)
     Essential proceses that transform input into outputs that are necessary to meet customer’s requirements and have perceived value to customer. Contoh : Product development, Material procurement, Design, Fabrication, Assembly, Finishing, Packaging, After sales service
   Business Value Added (BVA)
     Processes that are installed by management and deemed necessary to support, control, and monitor internal business function but have little or no perceived value to the customer. Contoh : Scheduling, Marketing, Career planning, Auditing
    Non Value Added (NVA)
     Non essential processes. Contoh :  Redundant inspections, Filling in forms, Rework, Excessive transit, Waiting, Storage
Efficiency Cycle-Time
                         RVA
         Tn  =    ---------
                           T
       Tn      =   Cycle time efficiency
       RVA    =  Real value added time
       T         =  Total cycle time
                =   RVA + BVA + NVA
Improvement cycle time :
    Eliminate all non-value-added activities
    Minimize business value added activities
    Streamline the real value-added activities
Streamlining
1.                 Bureaucracy elimination
Menghilangkan pekerjaan administrasi, perizinan, dan kertas kerja (paperwork) yang tidak diperlukan
2.                 Duplication elimination
Menghilangkan aktifitas yang hampir sama dalam proses
3.                 Value-added assesment
Dilakukan dengan cara mengevaluasi setiap  aktivitas dalam proses bisnis untuk mengetahui nilai tambah yang dapat diberikan terhadap pemenuhan kebutuhan kastemer.
4.                 Simplification
Mengurangi kompleksitas proses
5.                 Process cycle-time reduction
Menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus  agar bisa memenuhi harapan kastemer dan meminimasi ongkos penyimpanan
6.                 Error proofing
Proses harus dikondisikan sulit untuk melakukan aktivitas yang salah
7.                Upgrading
Mengefektifkan pemakaian modal peralatan dan lingkungan kerja untuk meningkatkan seluruh performansi
8.                 Simple language
Mengurangi kompleksitas cara menulis dan berbicara, membuat dokumen mudah untuk dimengerti oleh seluruh pemakai
9.                 Standardization
Membuat standarisasi proses
11.    Supplier partnerships
Hubungan baik  dengan kastemer (kualitas output suatu proses  tergantung pada kualitas input)
12.    Big picture improvement
Teknik ini digunakan jika sepuluh tools yang tersebut di atas tidak memberikan hasil yang diinginkan.
13.    Automation and/or mechanization
                   Ukuran Efisiensi :
                  Cost  :  Cost of Quality
                  Variation :
                   Process Capability Index
                   Six Sigma
                   Cycle Time
                   Real Value Added
                   Business Value Added
                   Non Value Added



Tidak ada komentar:

Posting Komentar

 
Parasadya Paramatatva Cisya © 2012 | Designed by LogosDatabase.com, in collaboration with Credit Card Machines, Corporate Headquarters and Motivational Quotes